D a t e n s c h u t z o r d n u n g
des Etzer-Bund e. V.
Grundsatz
Der Etzer Bund mit Sitz Siedlungsweg 21, 25482 Appen, verarbeitet in vielfacher Weise
automatisiert personenbezogene Daten wie zum Beispiel im Rahmen seiner
Vereinsverwaltung, der Organisation von Spieleabende sowie der Öffentlichkeitsarbeit. Um
die Vorgaben der EU–Datenschutz Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes
zu erfüllen, Datenverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit
personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein
die nachfolgende Datenschutzordnung.
Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und
Teilnehmern bei Veranstaltungen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht
automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus
werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder
Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das
Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein,
die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die
folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße,
Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinseintritts, Bankverbindung,
Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.
Die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Weitergabe von Daten erfolgt zum einen mit
Einverständnis des Dateninhabers, andererseits ausschließlich zum Zweck der Erfüllung der
Pflichten des Vereins. Die Weitergabe an Dritte erfolgt nur aus zwingenden Gründen und im
Interesse des Vereins.
Das betroffene Vereinsmitglied hat jederzeit die Möglichkeit, sich über die Verwendung und
den Verbleib seiner geschützten Daten zu informieren; es hat Anspruch auf Dokumentation
der Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen in Bezug auf ihn.
Es hat das Recht, jederzeit eine erteilte Einwilligung zu widerrufen und die Löschung seiner
Daten zu verlangen, Art. 17 DSGVO. Partner des Vereins und Dritte werden durch die
Einhaltung der Datenschutzbestimmungen durch die Verantwortlichen des Vereins in
gleicher Weise geschützt. Es findet kein Verkauf oder keine unentgeltliche Weitergabe von
Daten Dritter oder Partner des Vereins statt.
Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene
Daten in Aushängen, in der Homepage und in Internetauftritten veröffentlicht und an die
Presse oder weitere Medien weitergegeben.
Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen:
Teilnehmer an Veranstaltungen und Festen.
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen
gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten
Personen.
Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, des
Festausschusses mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
veröffentlicht.
Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand
nach § 26 BGB.
Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und Mitgliederlisten
Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Funktionsträgerinnen und
Funktionsträgern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Mitgliedern des Festausschusses)
insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim
Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der
Datensparsamkeit zu beachten.
Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur
herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung
von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen
Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine
solche Herausgabe.
Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer
Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der
Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als
Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren
initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen
Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
Kommunikation per E-Mail
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen
Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet
werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Funktionsträgerinnen und Funktionsträger im Verein, die Umgang mit
personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands und des Festausschusses)
werden auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet. Hierzu hat
die jeweilige Person eine entsprechende Verpflichtungserklärung abzugeben.
Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Etzer Bund e.V. in seiner Sitzung
am 07.05.2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in
Kraft.